Gemeente Hoogezand-Sappemeer kiest voor InProces van Brein voor de gehele Front- en Midoffice

Hoogezand, vrijdag 16 maart 2012

Na een gesloten Europees aanbestedingstraject heeft gemeente Hoogezand-Sappemeer gekozen voor het revolutionaire geïntegreerde front-en midoffice concept InProces van Brein. In ieder geval de komende 4 jaar met een optie op nog eens 3 jaar zal de gemeente gebruik maken van het meest vooruitstrevende zaaksystemen.

De gemeente Hoogezand-Sappemeer was al een tijd op zoek naar de juiste oplossing voor een geïntegreerde kanaalonafhankelijke front- en midoffice systeem. Onder begeleiding van M&I Argitek is een niet openbare Europese aanbesteding gestart. Van de top 5 gegadigden, Atos, Exxelence, Mozard, Pinkroccade Local Governement en Brein, is de InProces Architectuur van Brein als beste beoordeeld en zal InProces het hart van de bedrijfsvoering worden, om zo de ambitie van de gemeente Hoogezand-Sappemeer tot zaaksgewijs werken vorm te geven.

Uitgangspunt

Uitgangspunt voor Hoogezand-Sappemeer was de integratie van zowel Webcontent-, Dossier-, Klant Contact als Zaaksysteem. Met de ZTC+ als basis worden alle gemeentelijke processen in kaart gebracht. Met behulp van zero-coding dient een zaaktype volledig te worden geconfigureerd. De front- en midoffice maakt gebruik van één bron, zowel voor gestructureerde als ongestructureerde content, voor documenten, formulieren, gegevensmagazijn en webcontent. Daarnaast dient de interface voor de eindgebruiker intuïtief te zijn en onafhankelijk van de achterliggende applicatie of module. InProces voldoet op alle fronten aan die gewenste functionaliteit.

Proof of Concept

In een uitgebreide proof of concept is aangetoond middels een demonstratie scenario dat de InProces suite de juiste oplossing is voor Hoogezand Sappemeer. Het scenario bestond uit het navigeren in de website door intuïtieve vraag- antwoord combinaties welke leiden tot het aanvragen van een product. In dit geval de evenementenvergunning ondersteund d.m.v. DigiD authenticatie. InProces laat als enige leverancier in Nederland de burger daadwerkelijk aanmelden op het systeem als gebruiker waardoor deze toegang krijgt tot alle content waartoe deze toegang mag hebben. De intelligentie van de intake formulieren gaat daarbij veel verder dan alleen een prefill van de aanvrager gegevens. De mogelijkheid tot overnemen van alle data van eerdere aanvragen, controles op beschikbaarheid en directe koppeling met kaart informatie vergemakkelijken de intake voor de burger, voorkomt fouten en levert aanzienlijke efficiëntie voordelen op voor de gemeente.

Na de intake met betaling via de Ogone internet kassa voorzag het scenario in het volgen van de status van de aanvraag in het persoonlijk internet portaal (Burgerloket) en het toevoegen van aanvullende documenten aan de aanvraag middels digitale intake. Ook de volledige afhandeling van de zaak met behulp van het medewerkersportaal en het te woord staan van de aanvrager via het geïntegreerde InProces Klant Contact Systeem diende te worden getoond.

De configuratie van het zaaktype voorziet in de afhandeling conform een vastgesteld behandelschema, waarbij automatische bewaking van doorlooptijden plaatsvindt. Per fase in de afhandeling dienen controles te worden uitgevoerd en het zaakdossier te worden samengesteld. Pas als aan de hoofdcriteria van een fase is voldaan kan naar een volgende fase worden doorgegaan. Bij de afhandeling van de zaak wordt de beslutivorming vastgelegd middels een deelzaak en kan het zaakdossier worden gearchiveerd.

Zero-Coding configuratie

Het configureren van het systeem op basis van de ZTC+ kan worden gedaan zonder dat daarbij gecodeerd hoeft te worden. De éénvoudige vastlegging van de fasering bij een zaaktype en het vaststellen van de criteria en benodigde documenten per fase, is voldoende om een volledig werkende zaakafhandeling te realiseren.

NEN2082

De (zaak-) documenten worden vastgelegd in de centrale NEN2082 gecertificeerde DMS/RMA module Inproces Dossier. InProces voldoet als enige in Nederland aan alle 155 eisen van de NEN2082. Met behulp van deze normering en de ISO15489 eisen met betrekking tot archivering, opent InProces de mogelijkheden tot het verkrijgen van het recht op substitutie: het nog slechts digitaal hoeven te archiveren van dossiers.

Publicatie

De communicatie met derden d.m.v. zaakgerelateerde of overige publicaties vindt plaats door het unieke publicatieconcept van InProces. Door de inhoud centraal te stellen en d.m.v. sjablonen die inhoud afhankelijk van het kanaal op te maken en te publiceren, is de integriteit, volledigheid en juistheid van de gepubliceerde informatie gewaarborgd. Ook de gepubliceerde (web-) content maakt onderdeel uit van het (zaak-) dossier en wordt dehalve ook onderdeel van de gearchiveerde stukken. InProces beschouwt de communicatie via de website net als alle overige communicatiekanalen zoals burgerloket, landelijke voorzieningen maar ook sociale media als Twitter, te behoren tot de geïntegreerde informatie welke in een (zaak-) dossier wordt vastgelegd.

Cloudoplossing

Ondanks dat in eerse instantie de installatie on-premises zal plaatsvinden wordt deze middels een private-cloud architectuur ingericht. De overstap naar het hosten van de private cloud buiten de gemeente in een daartoe beveiligde omgeving, kan daarmee eenvoudig worden gerealiseerd.

Success

Brein dankt de gemeente Hoogezand-Sappemeer voor het kiezen voor InProces en wenst haar veel succes met de implementatie van zaakgericht werken.