Naar hoofdnavigatiemenu Naar hoofdinhoud

Klantcase Universiteit van Amsterdam

Wat was de aanleiding om de opdracht “Zaaksysteem van InProces” aan Brein BV te verstrekken?

UvA/HvA zijn op zoek gegaan naar een zaakgerichte applicatiesuite die de basis kon bieden voor het digitaliseren van een groot scala aan documentrijke werkprocessen. UvA/HvA lopen daarmee voorop in het onderwijsveld.  

Brein met InProces werd eind 2015 functioneel en prijstechnisch de winnaar van onze Europese aanbesteding. Na de aanbesteding is in vier maanden tijd de InProces cloudomgeving opgeleverd, zijn koppelingen met back-end systemen aangebracht en zijn er drie complexe processen geconfigureerd. Met deze omgeving en de processen is van maart t/m september 2016 een operationele pilot uitgevoerd. Nadat deze in oktober is geëvalueerd, werd het contract met Brein definitief en is begonnen met de implementatie van meer processen.     

Hoe is de begeleiding van Brein in het traject ervaren? En wat vond u de sterkste kracht van Brein?

Vooral in de periode van implementatie is er een enorme prestatie geleverd om alles in een kort tijdsbestek voor elkaar te krijgen. Dat kan alleen wanneer klant en leverancier elk aan eigen kant goed zijn georganiseerd en de lijnen naar elkaar kort worden gehouden.

Brein en implementatiepartner VHIC hebben zich flexibel opgesteld en tot het uiterste ingespannen om issues opgelost te krijgen. En issues waren er genoeg gezien het feit dat UvA/HvA hun eerste zaakgerichte onderwijsklanten waren. Het gemak waarmee koppelingen met back-end systemen worden aangebracht zien wij als een positief punt. Dit gegeven gecombineerd met de rijke functionaliteit van InProces kan ons helpen om inderdaad veel werkprocessen via InProces te digitaliseren en daarmee de groei van ons applicatielandschap beheersbaar te houden.  

Wat heeft het traject en implementatie van InProces u opgeleverd?

Een voorbeeld hier is het toelatingsproces van internationale studenten in combinatie met het regelen van legaal verblijf en huisvesting. Tot de komst van InProces was dit een arbeidsintensief geheel waarin meerdere IT-tools werden gebruikt en onderhouden. Het kwam ook voor dat een student meerdere keren naar dezelfde informatie werd gevraagd. Nu geschiedt alles in InProces en levert dat voor de student meer gemak en overzicht op. De medewerkers hebben baat bij meer overzicht en een minder omslachtige werkwijze.